Termo de Referência Nº 02/25

1. OBJETO

Contratação de licença de uso, suporte técnico, manutenção, atualização, implantação e treinamento de um Sistema Integrado para Gerenciamento de Bibliotecas, Arquivos e Acervos Museológicos, que permita o controle e administração do acervo bibliográfico da Faculdade de Artes Dulcina de Moraes e do acervo museológico e arquivístico da Fundação Brasileira de Teatro.

1.1 Objetivo do Termo de Referência

Este Termo de Referência foi elaborado considerando as necessidades específicas da Faculdade de Artes Dulcina de Moraes e da Fundação Brasileira de Teatro, visando a contratação de uma solução que permita a modernização da gestão dos acervos bibliográficos e museológicos da instituição, contribuindo para a preservação, difusão e acesso ao seu importante patrimônio cultural.

1.2 Composição do Objeto

2. FUNDAMENTAÇÃO DA CONTRATAÇÃO

2.1 Justificativa

A Faculdade de Artes Dulcina de Moraes, mantida pela Fundação Brasileira de Teatro, possui acervo bibliográfico especializado em artes cênicas, artes visuais, música e demais áreas relacionadas às artes, além de um importante acervo museológico composto por objetos históricos relacionados ao teatro brasileiro, com destaque para o legado da atriz e fundadora Dulcina de Moraes.

Visa-se, exordialmente, assegurar a eficiência na gestão do patrimônio bibliográfico, museológico e arquivístico da instituição.

A tecnologia da informação assume papel fundamental no âmbito de instituições educacionais e culturais, enriquecendo todo o processo organizacional, auxiliando na otimização das atividades, eliminando barreiras de comunicação e propiciando maior transparência e acesso à informação.

A contratação visa dotar a biblioteca e o museu da instituição de um sistema moderno e integrado que permita:

1. Catalogação padronizada segundo normas nacionais e internacionais;
2. Controle eficiente de empréstimos e devoluções;
3. Gestão do acervo museológico com recursos específicos para esta finalidade;
4. Disponibilização de catálogo online para consulta pública;
5. Preservação da memória institucional;
6. Integração com sistemas de bibliotecas de outras instituições.

A ausência de um sistema integrado prejudica o adequado controle dos acervos, dificulta o acesso pela comunidade acadêmica e pelo público externo, além de impossibilitar a integração com redes de bibliotecas e museus.

2.2 Fundamento Legal do Certame

2.2.1 Regime de Contratações Fundacionais

A FBT é uma entidade fundacional de direito privado sem fins lucrativos, constituída nos termos do Código Civil (art. 62). Sua finalidade estatutária está vinculada à promoção cultural e educacional, o que a enquadra no “Terceiro Setor”, com regimes específicos de contratação.

O Regime de Contratações no Terceiro Setor Entidades sem fins lucrativos, quando contratantes, não estão submetidas integralmente à Lei nº 14.133/2021, exceto quando utilizam recursos públicos diretos. Contudo, mesmo em contratações com recursos próprios, devem observar princípios constitucionais (art. 37, XXI, CF).

A ausência de lucratividade não elimina a necessidade de transparência, sendo recomendável a adoção de procedimentos competitivos, salvo nas hipóteses legais excepcionais.

2.2.2 Fulcro

A contratação será realizada com fundamento análogo ao Art. 74, inciso I, da Lei n° 14.133/2021, considerando a especificidade técnica da solução a ser adquirida e seus requisitos particulares de funcionamento.

3. ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS DO OBJETO

3.1 Características Gerais

O sistema deverá ser desenvolvido em arquitetura cliente/servidor, com interface web, permitindo acesso via navegadores de internet, sem necessidade de instalação de aplicativos nas estações cliente.

O sistema deverá utilizar banco de dados relacional (SQL Server, Oracle ou PostgreSQL) e possuir suporte a múltiplos usuários com níveis diferenciados de acesso, conforme perfil definido pelo administrador do sistema.

O sistema deverá possuir módulos integrados para gestão de biblioteca e acervo museológico, observando as especificidades de cada tipo de acervo, mas mantendo a integração dos dados e a possibilidade de pesquisa federada.

3.2 Módulo de Biblioteca

3.2.1 Catalogação

• Cadastro completo de material bibliográfico segundo o formato MARC21;
• Controle de autoridades (autores, assuntos e séries);
• Controle de periódicos com kardex automatizado;
• Catalogação de materiais especiais (CD, DVD, partituras, etc.);
• Importação e exportação de dados em formato MARC21;
• Controle de vocabulário controlado e tesauros;
• Geração automática de etiquetas de lombada e código de barras.

3.2.2 Circulação

• Controle de empréstimos, devoluções, renovações e reservas;
• Cadastro de usuários com categorias e perfis diferenciados;
• Sistema de multas e penalidades por atraso;
• Emissão automática de comprovantes por e-mail;
• Controle de empréstimo entre bibliotecas;
• Histórico de empréstimos por usuário.

3.2.3 Aquisição

• Controle de aquisições (compra, doação, permuta);
• Controle orçamentário;
• Controle de fornecedores;
• Controle de assinaturas de periódicos;
• Elaboração de listas de sugestão de aquisição.

3.2.4 OPAC (Catálogo Online)

• Interface web responsiva para consulta ao acervo;
• Pesquisa simples e avançada;
• Filtros por tipo de material, data, idioma e localização;
• Visualização de capa, sumário e conteúdo digital associado;
• Acesso ao texto completo para documentos digitais;
• Possibilidade de reserva e renovação online pelo usuário;
• Área do usuário com visualização de histórico e situação de empréstimos.

3.3 Módulo de Acervo Museológico

3.3.1 Catalogação Museológica

• Catalogação de objetos museológicos conforme diretrizes do IBRAM;
• Campos personalizáveis para diferentes tipologias de acervo;
• Controle de localização e movimentação dos itens;
• Registro fotográfico e documentação associada;
• Histórico de intervenções de conservação e restauro.

3.3.2 Exposições

• Controle de exposições temporárias e permanentes;
• Gestão de empréstimos de objetos para exposições externas;
• Emissão de laudos técnicos e relatórios de condição;
• Planejamento e controle de montagem.

3.3.3 Conservação Preventiva

• Registro de avaliações de estado de conservação;
• Programação de intervenções;
• Histórico de restaurações;
• Controle de condições ambientais.

3.4 Requisitos Técnicos Gerais

• Compatibilidade com os protocolos Z39.50 e OAI-PMH para interoperabilidade;
• Exportação de dados em diversos formatos (Excel, PDF, XML);
• Backup e recuperação de dados;
• Níveis diferenciados de acesso por usuário e grupo;
• Geração de relatórios estatísticos e gerenciais;
• Compatibilidade com sistemas de código de barras e tecnologia RFID;
• Suporte a padrões de metadados Dublin Core;
• Interface em português do Brasil;
• Manual online e sistema de ajuda contextual.

3.5 Módulo de de Arquivos

A arquitetura do módulo arquivístico será compatível com o e-ARQ Brasil, assegurando funcionalidades como exportação de dados em formato SIP para repositórios certificados e geração de logs de preservação auditáveis.

A integração com sistemas de gestão de museus visará a vinculação de acervos arquivísticos à exposições virtuais, enriquecendo a divulgação do patrimônio documental.

3.5.1 Catalogação Arquivística

O sistema deverá oferecer ferramentas especializadas para descrição arquivística, garantindo conformidade com as normas técnicas nacionais e internacionais.

A catalogação multinível seguirá os padrões ISAD(G) e NOBRADE, permitindo a hierarquização de fundos, séries, dossiês e documentos individuais, com campos específicos para contexto histórico, entidades produtoras e relações entre conjuntos documentais. O controle de autoridades arquivísticas será alinhado ao padrão ISAAR(CPF), incluindo a vinculação de nomes de instituições, cargos e funções aos respectivos fundos.

A classificação funcional integrará tabelas de temporalidade e destinação, automatizando alertas para processos de eliminação ou recolhimento, conforme planos de gestão documental predefinidos.

Para tipologias documentais heterogêneas (processos, fotografias, mapas), o sistema incluirá campos personalizáveis que registrem suporte físico, estado de conservação e requisitos de manuseio. A gestão de vocabulário controlado utilizará tesauros especializados, garantindo consistência terminológica na indexação.

A geração automática de códigos de referência arquivística (ex.: BR DFANBSB AR-MM-03.01.01/001) será integrada a sistemas de identificação por código de barras ou RFID, facilitando o rastreamento físico e digital.

3.5.2 Circulação e Gestão de Acesso

O módulo controlará o acesso a documentos arquivísticos mediante agendamento prévio em salas de consulta, com limitação de lotes consultados por usuário e registro de solicitações. As restrições de acesso serão parametrizadas conforme critérios legais (Lei de Acesso à Informação), prazos de sigilo ou estado de conservação do acervo.

O sistema emitirá certificados de reprodução digital, vinculando cada cópia a uma finalidade de uso específica e registrando responsáveis pela autorização.

Para documentos digitais, a ferramenta garantirá autenticidade por meio de assinaturas eletrônicas e selos temporais, conforme padrões do e-ARQ Brasil. A auditoria de acesso registrará trilhas detalhadas, incluindo data, hora, usuário e ação realizada, atendendo às exigências da LGPD e de políticas institucionais de transparência.

3.5.3 Aquisição e Recolhimento Documental

O sistema automatizará o protocolo de recolhimento de documentos, desde a fase intermediária até a transferência ao arquivo permanente, com alertas para prazos de guarda definidos em tabelas de temporalidade. Para doações, integrará termos de cessão de direitos autorais e de imagem, vinculando-os aos metadados dos documentos.

A gestão de acervos incorporados incluirá módulos para descrição preliminar (avaliação de volume, condições físicas e restrições legais) e geração de relatórios de impacto espacial (capacidade de armazenamento necessária). A interoperabilidade com sistemas de gestão de bibliotecas permitirá a conversão de metadados entre formatos MARC21 e EAD, quando aplicável.

3.5.4 OPAC Arquivístico

O catálogo online disponibilizará instrumentos de pesquisa unificados, como guias, inventários e índices, com busca federada por termos-chave, datas extremas e localização física (armários, caixas, prateleiras). A visualização hierárquica em árvore (fundo > série > dossiê > item) será combinada com filtros por tipologia documental e suporte (papel, digital, audiovisual).

Para documentos digitais, o OPAC oferecerá visualizador integrado com opções de zoom, rotacionamento e download controlado, além de metadados técnicos de preservação (formato, checksum, resolução).

A interface incluirá recursos educativos, como glossários de termos arquivísticos e tutoriais para pesquisa avançada, alinhados às diretrizes do Conselho Internacional de Arquivos (ICA).

3.5.5 Preservação Digital

O sistema adotará o modelo OAIS (Open Archival Information System) para preservação de longo prazo, com suporte a pacotes de informação (SIP, AIP, DIP) e metadados PREMIS. A migração de formatos obsoletos será automatizada, seguindo políticas pré-definidas, e acompanhada de relatórios de integridade.

Para documentos analógicos, o módulo integrará ferramentas de planejamento de digitalização, como controle de resolução, padrões de cores (ex.: FADGI) e registro de condições técnicas do equipamento utilizado. Alertas preventivos notificarão a equipe sobre necessidade de intervenções de conservação (ex.: desacidificação, acondicionamento especial).

3.6 Infraestrutura

O sistema deverá operar em modo nuvem, com hospedagem em datacenter gerenciado pela contratada, que deverá assegurar:

• Disponibilidade mínima de 99,5%;
• Backup diário dos dados;
• Segurança de dados conforme a LGPD e demais legislações atinentes;
• Monitoramento 24×7;
• Ambiente redundante;
• Interface de administração para a equipe técnica da instituição.

4. CONDIÇÕES DE PRESTAÇÃO DOS SERVIÇOS

4.1 Implantação

• Instalação e configuração do sistema;
• Migração de dados do acervo atual;
• Parametrização conforme necessidades da instituição;
• Testes e homologação;
• Prazo máximo de 60 dias para conclusão da implantação.

4.2 Treinamento

• Treinamento presencial para equipe técnica (bibliotecários, historiadores, museólogos e TI);
• Carga horária mínima de 40 horas;
• Fornecimento de material didático e/ou formativo;
• Certificado de participação.

4.3 Suporte Técnico e Manutenção

• Suporte técnico remoto por telefone, e-mail e sistema de tickets;
• Horário de atendimento em dias úteis, das 8h às 18h;
• Tempo máximo de resposta: 2 horas úteis;
• Tempo máximo de solução: 24 horas úteis para problemas críticos;
• Atualizações periódicas do sistema sem custo adicional;
• Disponibilização de ambiente de homologação para testes

5. PRAZO DE EXECUÇÃO

5.1 Prazo de Vigência

O contrato terá vigência de 12 (doze) meses, contados a partir da assinatura, podendo ser prorrogado por iguais e sucessivos períodos até o limite de 60 (sessenta) meses, por simetria ao art. 107 da Lei n° 14.133/23.

5.2 Cronograma de Execução

A contar do resultado do certame:

• Assinatura do contrato: 30 dias
• Reunião inicial: 35 dias
• Instalação do sistema: 45 dias
• Migração de dados: 60 dias úteis
• Parametrização: 60 dias úteis
• Treinamento: 35 dias úteis
• Operação assistida: 70 dias úteis

6. QUALIFICAÇÃO TÉCNICA

A empresa contratada deverá comprovar:

• Experiência anterior na implantação de sistemas para bibliotecas e museus em instituições de ensino superior ou instituições culturais;
• Possuir em seu quadro técnico profissionais com formação em Ciência da Informação, Biblioteconomia ou Museologia;
• Atestados de capacidade técnica emitidos por instituições onde o sistema foi implantado.

7. OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA

• Fornecer licença de uso perpétua do sistema;
• Realizar a implantação conforme cronograma estabelecido;
• Manter sigilo sobre as informações da contratante;
• Garantir a disponibilidade, integridade e segurança dos dados;
• Realizar treinamentos conforme especificado;
• Prestar suporte técnico nos termos contratados;
• Fornecer atualizações e correções do sistema;
• Elaborar documentação técnica do sistema.

8. OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE

• Designar equipe técnica para acompanhamento da implantação;
• Disponibilizar informações necessárias para parametrização;
• Participar das reuniões de acompanhamento;
• Realizar os testes de aceitação;
• Efetuar os pagamentos conforme cronograma estabelecido;
• Zelar pelo uso adequado do sistema.

9. PAGAMENTO

9.1 Condições de Pagamento

• Licença de uso: 30% após assinatura do contrato e 70% após implantação;
• Implantação e migração: 50% na metade do cronograma e 50% após conclusão;
• Treinamento: após conclusão e validação;
• Suporte técnico: mensal, após ateste da prestação do serviço.

10. CRITÉRIOS DE SELEÇÃO DO FORNECEDOR

10.1 Critérios Técnicos

A seleção do fornecedor considerará os seguintes aspectos técnicos:

1. Atendimento integral às especificações técnicas deste Termo de Referência;
2. Comprovação de experiência anterior em instituições similares;
3. Demonstração do sistema, com verificação das funcionalidades;
4. Apresentação da metodologia de implantação;
5. Infraestrutura de suporte técnico.

10.2 Demonstração da Solução

A empresa classificada em primeiro lugar deverá realizar demonstração do sistema para a equipe técnica da instituição, abordando todos os módulos e funcionalidades especificados neste Termo de Referência.

11. DISPOSIÇÕES GERAIS

11.1 Propriedade Intelectual

A contratada manterá a propriedade intelectual do sistema, concedendo à contratante o direito de uso conforme condições estabelecidas neste Termo de Referência e no contrato.

11.2 Confidencialidade

A contratada deverá manter sigilo sobre os dados da contratante, bem como dos usuários do sistema, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.

11.3 Gestão e Fiscalização

A gestão e fiscalização do contrato serão realizadas por comissão designada pela FBT, composta por representantes da biblioteca, do acervo museológico e do setor de tecnologia da informação.

Brasília, Distrito Federal, em 02 de abril de 2025.

Gehad Ismail Hajar,
Diretor da Faculdade de Artes Dulcina de Moraes

Miguel Alves,
Secretário-Executivo da Fundação Brasileira de Teatro